Über den Umgang mit Covid-19 in der Stadtkirchenkanzlei

Dienstagmorgen im großen Sitzungsraum der Stadtkirchenkanzlei: Dort, wo sich normalerweise 20 Personen an einem großen Tisch versammeln, sitzen jetzt sechs Personen mit jeweils weitem Abstand zum Nächsten. Die Amtsleitung trifft sich mit den Abteilungsleitungen zur Lagebesprechung. Es geht um COVID-19. Was geht noch? Was geht schon nicht mehr? Was sind die nächsten Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeitenden? Nach einer halben Stunde Diskussion ist klar, die einzige ernsthafte Option ist die Schließung der Stadtkirchenkanzlei. Was dann auch kurze Zeit später durch eine Nachricht aus dem Landeskirchenamt bestätigt wird, die genau diese Schließung der Kirchenämter empfiehlt. Nach kurzer Absprache mit der Runde der Superintendenten / Superintendentin steht dann auch der Beschluss: Schließung der Stadtkirchenkanzlei vom 19. März bis (zunächst) zum 17. April.

„Schließung der Stadtkirchenkanzlei“ wie geht so etwas? Das ist eine Frage, mit der sich die Amtsleitung und die Abteilungsleitungen seit Anfang März intensiv auseinander gesetzt haben. Grundlage der Diskussion waren Planskizzen, die zunächst von der Überlegung ausgingen, was passiert wenn es eine bestätigte COVID-19 Infektion bei einem/einer Mitarbeitenden gibt? Was passiert, wenn das Gesundheitsamt die Stadtkirchenkanzlei aus Gründen des vorsorgenden Gesundheitsschutzes für zwei Wochen dicht macht? Diese Planskizzen machten deutlich, dass es notwendig ist, schnell die Voraussetzungen für einen Notfallbetrieb zu schaffen, um unverzichtbare Funktionen aufrecht zu erhalten. Allerdings erlebt man, dass die Planung durch die tatsächliche Entwicklung eingeholt wird und daher praktisch täglich fortgeschrieben werden muss.

Jetzt im Notfallbetrieb

Die Schließung der Stadtkirchenkanzlei heiß nicht „bezahlter Urlaub“ sondern Umstellung auf einen ungewohnten „Notfallbetrieb“. Reduktion der Leistungen für die Kirchengemeinden und den Stadtkirchenverband auf die Sicherstellung unaufschiebbarer rechtlicher Verpflichtungen. Zu diesen unabdingbar notwendigen Leistungen gehört z.B. die Zahlung der Gehälter, Sozialversicherung und Steuern – Zahlungen im Volumen von mal eben 4,85 Mio. €.

Notfallbetrieb heißt auch, dass sich die MitarbeiterInnen auf neue Arbeitsformen einlassen müssen. Alle Mitarbeitenden haben von zu Hause auf Zugriff auf ihr dienstliches E-Mail-Postfach und haben die Arbeitsanweisung, das Postfach täglich abzurufen, zu bearbeiten und zu beantworten. Ein kleiner Teil der Mitarbeitenden konnte mit Notebooks ausgestattet werden, um im „Homeoffice“ arbeitsfähig zu sein. In der Stadtkirchenkanzlei selbst arbeitet eine Notbesatzung, um den Posteingang zu bearbeiten und notwendige Zahlungen und Buchungen vorzunehmen zu können. 

Ziel der Maßnahme ist, dass sich möglichst wenig Personen im Gebäude aufhalten und dass damit die Zahl und Intensität der Kontakte deutlich verringert wird.

Von der Entscheidung bis zur Schließung der Stadtkirchenkanzlei vergingen nur zwei Tage. Zu kurz, um auf alles vorbereitet zu sein.

Von der ersten Planskizze bis zur Umsetzung vergingen etwas mehr als zwei Wochen. Zu kurz, um alles bedacht zu haben.

Von der Schließung bis zur Wiedereröffnung werden zumindest vier Wochen vergehen. Zu lang, um nicht Bremsspuren zu hinterlassen.

Text: Andreas Bergen - Leitung der Stadtkirchenkanzlei

Über die Stadtkirchenkanzlei

Die Stadtkirchenkanzlei ist die Verwaltungsstelle für die Gemeinden und Einrichtungen des Evangelisch-lutherischen Stadtkirchenverbandes Hannover. Die Stadtkirchenkanzlei ist Arbeitsplatz und Veranstaltungsort, ein Ort wo viele Menschen zusammenkommen. Die Stadtkirchenkanzlei nimmt Verwaltungsaufgaben wahr für rund 250 Kirchengemeinden und Einrichtungen im Stadtkirchenverband, darunter mehr als 2.200 Beschäftigungsverhältnisse. Viele Aufgaben, viel Arbeit und viel Verantwortung für die rund 90 Mitarbeitenden.